Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement ZVTorpedo 

 

 

Ingangsdatum 1 januari 2018

 

Artikel 1 - Uitleg van begrippen

Vereniging: De vereniging Zwemvereniging Torpedo (ZV Torpedo) met volledige rechtsbevoegdheid en doelstellingen.
Bestuur: Het bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden. De voorzitter, secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Zij zijn belast met de lopende en spoedeisende zaken van de vereniging.
Bestuursvergadering: Vergadering van het bestuur van de zwemvereniging.
Algemene ledenvergadering: Vergadering van de vereniging waarin bindende besluiten worden genomen die vereniging breed van kracht zijn (ALV).
Bijzondere ledenvergadering Een ledenvergadering zijnde geen algemene ledenvergadering met als doel de goedkeuring te vragen aan de leden van de vereniging voor een bijzondere situatie.
Oefeningen: Trainingen, instructie, zwemlessen of andere primaire afdelingsactiviteiten.

 

Artikel 2 - Leden

1.

Met betrekking tot het deelnemen aan wedstrijden moeten de reglementen van de KNZB in acht worden genomen.

2.

Ieder lid moet een adreswijziging of wijziging van de bankgegevens schriftelijk melden aan de ledenadministratie via ledeninfo@zvtorpedo.nl.

3.

De vereniging kent kaderleden. Deze zijn door het bestuur benoemd in enige functie binnen de vereniging. Kaderleden moeten zijn ingeschreven als lid van de vereniging en hebben dezelfde rechten en plichten als de leden. De contributie van kaderleden wordt jaarlijks door de algemene (leden) vergadering vastgesteld.

 

Artikel 3 - Ondersteunende leden

1.

Ondersteunende leden zijn degenen zoals beschreven in artikel 7 van de statuten. Zij mogen niet deelnemen aan wedstrijden en oefeningen. Zij mogen de oefeningen en de door het bestuur aan te wijzen wedstrijden wel als toeschouwer bijwonen.

2.

De voorzitter kan aan ondersteunende leden de toegang tot de algemene (leden) vergadering verlenen en toestemming geven om aan de beraadslagingen deel te nemen; zij hebben echter geen stemrecht.

 

Artikel 4 - Het lidmaatschap 

1.

De aanmelding gebeurt door invulling en ondertekening van een aanmeldingsformulier met vermelding van de datum. Het aanmeldingsformulier wordt verstrekt door de ledenadministratie. Op het aanmeldingsformulier moeten de volgende gegevens worden ingevuld: achternaam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en de vereniging(en) waar het kandidaat-lid de laatste 5 jaren lid is geweest. Voor minderjarige leden moet het formulier mede ondertekend worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan een kandidaat-lid vragen om de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen te onderbouwen. 

2.

De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. 

3.

De ledenadministratie zorgt ervoor dat degenen die lid van de vereniging willen worden, ook worden aangemeld bij de KNZB. 

4.

Als een kandidaat-lid binnen een door het bestuur vastgestelde termijn niet aan de verplichtingen heeft voldaan vervalt het kandidaat-lidmaatschap. Als hij/zij van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens zijn/haar kandidaat-lidmaatschap moet hij/zij deze financiële verplichtingen nakomen. Restitutie van inschrijfgelden gebeurt nooit.

 

Artikel 5 - Verplichtingen van de leden

1.

Ieder lid dat deelneemt aan een wedstrijd zoals bedoeld in het KNZB-reglement moet een geldige KNZB-startvergunning hebben.

2.

Houders van een startvergunning zijn verplicht zich te onderwerpen aan medisch toezicht en/of controle als dat wordt gevraagd.

3.

Ieder lid wordt geacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement en de statuten te kennen.

4.

De statuten en het huishoudelijk reglement zijn terug te vinden op de website van ZV Torpedo (zvtorpedo.nl).

5.

Ieder lid houdt zich aan de voorschriften van de sportaccommodaties waar wordt getraind of deelgenomen aan wedstrijden.

6.

Het bestuur heeft het recht om de schade die een lid heeft veroorzaakt en waarvoor de vereniging aansprakelijk wordt gesteld op dit lid te verhalen.

7.

Het bestuur heeft tevens het recht om boetes die door de KNZB aan de vereniging zijn opgelegd als gevolg van het handelen van een lid, op dit lid te verhalen. 

8.

Het bestuur heeft het recht om van een (kader)lid een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te vragen.

 

Artikel 6 - Algemene Ledenvergaderingen (ALV)

1.

De dag, tijdstip en locatie van de ALV worden door het bestuur vastgesteld volgens artikel 17 van de statuten.

2.

Naast wat er in de statuten staat, worden op de ALV in ieder geval ook de verslagen behandeld over het afgelopen verenigingsjaar. Er worden verslagen opgesteld door de, secretaris en penningmeester waarna het bestuursbeleid al dan niet wordt goedgekeurd.

3.

Onderwerpen die niet van te voren op de agenda zijn geplaatst kunnen tijdens de ALV alsnog aan de agenda worden toegevoegd als de meerderheid van de aanwezige leden dit nodig vindt.

4.

Schriftelijke voorstellen die door tenminste 10 leden zijn ondertekend moeten op de agenda worden geplaatst mits zij minstens 10 dagen voor de ALV zijn binnengekomen.

5.

Amendementen komen voor het betrokken voorstel in stemming. Als er meerdere amendementen voor hetzelfde voorstel zijn, dan komt als eerste het amendement in aanmerking dat volgens de voorzitter het meest verstrekkend is.

 

Artikel 7 - Verkiezing bestuursleden

1.

De opgave van de kandidatuur voor een bestuursfunctie moet schriftelijk geschieden aan de secretaris. In een gesprek met het bestuur of een afvaardiging hiervan wordt de kandidaat in de gelegenheid gesteld de motivatie nader toe te lichten.

2.

Zittende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen door een mondelinge bereidverklaring tijdens een bestuursvergadering of de ALV.

3.

De leden van het bestuur worden gekozen voor een periode van 3 jaar, overeenkomstig de bepalingen uit de statuten.

4.

Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. Gedurende de periode tot de ALV zal de functie tijdelijk worden ingevuld.

5.

Wanneer een gekozene zijn benoeming niet aanvaardt vindt er een herstemming plaats tussen de overige kandidaten.

 

Artikel 8 - Het bestuur

1.

Voorzitter

 

a.    De voorzitter is de officiële woordvoerder van de vereniging en is belast met de algehele leiding. Hij draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere reglementen en overige bepalingen.

 

b.    De voorzitter, en bij diens afwezigheid zijn plaatsvervanger, leidt de vergaderingen. In overleg met de vergadering stelt hij de agenda vast.

 

c.    De voorzitter heeft het recht om de beraadslagingen te beëindigen als de vergadering voldoende inlichtingen heeft opgeleverd. De beraadslagingen beginnen echter opnieuw als een derde van het aantal aanwezige stemgerechtigden dit wil.

 

d.    Het voorgaande is van toepassing op bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en de algemene ledenvergadering.

 

e.    De punten a t/m d zijn ook van toepassing op de plaatsvervangend-voorzitter.

2.

Secretaris

 

a.    De secretaris voert de correspondentie en notuleert iedere vergadering. Daarnaast beheert hij het (digitale) archief en de ledenadministratie. Deze werkzaamheden kunnen door het bestuur aan anderen worden gedelegeerd.

 

b.    Op de algemene (leden)vergadering brengt de secretaris het jaarverslag uit.

 

c.    Het voorgaande is van toepassing op bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en de algemene ledenvergadering

3.

Penningmeester

 

a.    De penningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële zaken. Hij brengt tenminste één keer per kwartaal verslag uit aan het bestuur en legt hij verantwoording af in de bestuursvergadering.

 

b.    Op verzoek van het bestuur moet de penningmeester ook bij andere gelegenheden verantwoording afleggen.

 

c.    Hij is bevoegd uitgaven te doen die het gevolg zijn van de toepassingen van de reglementen of van de uitvoering van de besluiten van de bestuursvergaderingen of algemene (leden)vergaderingen.

 

d.    De penningmeester moet voor het doen van uitgaven over een schriftelijke volmacht beschikken van de bestuursleden die de vereniging ingevolge de statuten mogen vertegenwoordigen.

 

e.    De penningmeester stelt een jaarverslag op dat de algemene financiële verantwoording bevat van het gevoerde beleid van het desbetreffende jaar. Tevens presenteert hij op de algemene ledenvergadering de begroting voor het komende jaar.

 

f.     Bij tussentijds aftreden legt de penningmeester verantwoording af aan het bestuur, oftewel de voorzitter, de secretaris en de kascommissie.

 

g.    Het voorgaande is van toepassing op bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en de algemene ledenvergadering.

4.

Algemene bestuursleden
Deze functionarissen verrichten ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de vereniging en de ontlasting van de bovengenoemde functionarissen. Zij kunnen ook een aparte taak op zich nemen, zoals externe communicatie, enzovoorts.

5.

Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur kan in spoedeisende zaken beslissingen nemen, waar nodig in overleg met de voorzitter(s) van de afdeling(en). In voorkomende gevallen kunnen in voornoemde zaken rechtshandelingen worden aangegaan door vertegenwoordigers van het bestuur, buiten de voorzitter, secretaris en penningmeester om, op basis van een door het dagelijks bestuur opgestelde onderhandse volmacht. 

6.

Rooster van aftreden
Jaarlijks treedt een derde van het aantal bestuursleden van het bestuur van de vereniging af. De voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen nooit tegelijkertijd aftreden.

7.

Rechten van de bestuursleden.

 

a.    De voorzitter heeft het recht om te allen tijde bescheiden van de vereniging in te zien die bestuursleden of afgevaardigden van de afdeling in hun bezit of beheer hebben.

 

b.    De bestuursleden hebben toegang tot alle bijeenkomsten die in verenigingsverband worden gehouden en kunnen aan de besprekingen deelnemen.

8.

Vacatures bestuur

 

a.    Bij tussentijdse vacatures in het dagelijks bestuur wordt door het bestuur hier officieel in voorzien tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering door verkiezing van één van de bestuursleden.

 

b.    Na de officiële benoeming van een bestuurslid wordt deze ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Vanaf dat moment is hij formeel werkzaam als bestuurslid.

 

c.    Opzegging van een bestuursfunctie moet schriftelijk aan de voorzitter of secretaris worden gemeld.

 

d.    Als het bestuur in zijn geheel aftreedt, moet het zijn taak nog blijven vervullen tot aan de bijzondere ledenvergadering. Vervangende bestuursleden moeten in een tussentijds georganiseerde bijzondere ledenvergadering worden benoemd.

9.

Stemmingen

 

a.    Op verzoek van de voorzitter of de meerderheid aanwezig op de vergadering, kan ook schriftelijk over zaken worden gestemd.

 

b.    Stemmingen bij acclamatie zijn alleen geldig indien er geen tegenvoorstellen zijn ingediend of er geen tegenkandidaten zijn gesteld en indien niemand zich daartegen verzet.

 

Artikel 9 - De commissies

1.

Kascommissie: de taken en samenstelling van de kascommissie zijn vastgelegd in artikel 16 van de statuten.

2.

Communicatiecommissie: de communicatiecommissie is verantwoordelijk voor alle activiteiten die op het gebied van communicatie moeten worden uitgevoerd, waaronder (technisch) onderhoud van de website.

3.

Activiteitencommissie: de activiteitencommissie is verantwoordelijk voor de coördinatie van de algemene sociale verenigingsactiviteiten die door het bestuur in gang worden gezet.

 

Artikel 10 – Gedragsregels

1.

De gedragsregels van ZV Torpedo gelden voor alle leden, kaderleden (hierna genoemd ‘leden’), vrijwilligers van de vereniging en eenieder die betrokken is bij de vereniging tijdens alle door de vereniging georganiseerde activiteiten of activiteiten door de vereniging bijgewoond. Deze gedragsregels zijn overgenomen vanuit de ‘gedragsregels begeleiders in de sport’ van NOC*NSF

2.

Leden en vrijwilligers zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de sporter zich veilig kan voelen

3.

Leden en vrijwilligers onthouden zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast, en verder in het privéleven van de sporter door te dringen dan nodig is in het kader van de sportbeoefening.

4.

De leden en vrijwilligers onthouden zich van elke vorm van (machts)misbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter

5.

Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen vrijwilligers en jeugdige sporter tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.

6.

De leden en vrijwilligers mogen de sporter niet op zodanige wijze aanraken dat de sporter en/of de vrijwilliger deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.

7.

Leden en vrijwilligers onthouden zich van (verbale) seksueel getinte intimiteiten via welk communicatiemiddel dan ook.

8.

Leden en vrijwilligers zullen tijdens training(sstages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter, bezittingen van sporters en vrijwilligers en met de ruimte waarin de sporter zich bevindt, zoals de kleedkamer, hotelkamer of slaapzaal. Het maken van beeld of geluidsopnames in deze ruimtes is niet toegestaan.

9.

De leden en vrijwilligers hebben de plicht – voor zover in zijn vermogen ligt – de sporter te beschermen tegen schade en (machts)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, zijn de leden en vrijwilligers verplicht met deze personen of instanties samen te werken, opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen.

10.

De leden en vrijwilligers zullen leden geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook de leden en vrijwilligers aanvaarden geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan.

11.

Leden en vrijwilligers gaan met respect met elkaar om, waarbij men accepteert dat iedereen anders is.

12.

Leden en vrijwilligers zullen er actief op toezien dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de sporter zijn betrokken. Indien zij gedrag signaleren dat niet in overeenstemming is met deze gedragsregels zullen zij de daartoe noodzakelijke actie(s) ondernemen

13.

Bij het gebruik van Social Media zijn de volgende aanvullende gedragsregels van toepassing:

 

13.1   Social Media zal primair worden gebruikt om kennis en andere belangrijke informatie over de sport of de Vereniging te delen

 

13.2   Privacygevoelige informatie mag niet worden gepubliceerd. Uitzondering hierop zijn de uitslagen van wedstrijden, deze worden gepubliceerd door de KNZB en aan KNZB gelieerde instanties.

 

13.3   Discussies tussen (kader)leden en ouders moeten worden vermeden

 

13.4   Bestuur en kaderleden zijn vertegenwoordigers van de vereniging en dienen zich overeenkomstig te gedragen. Bij twijfel, niet publiceren

 

13.5   Toestemming is vereist voor het plaatsen van beeldmateriaal op Social Media dat publiekelijk toegankelijk is

14

In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijk van de leden en de vrijwilligers in de geest hiervan te handelen.

 

Artikel 11 - Inwerkingtreding

Dit gewijzigde reglement, treedt in werking terstond na aanneming in de algemene ledenvergadering van 17 februari 2018

 

Artikel 12 - Slotbepalingen

1.

Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht in de algemene ledenvergadering met een absolute meerderheid van het aantal geldige stemmen

2.

Een voorstel tot wijziging moet tenminste veertien dagen voorafgaande aan de ALV, op een daartoe geschikte plaats ter inzage aan de leden worden gelegd.

3.

Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten en reglementen van de KNZB zolang de vereniging lid is van deze organisatie.

 

 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 17 februari 2018,

De secretaris De voorzitter
Pascal Veltman Martijn Broersma